Trello – jak jej používáme?

Trello je jednou z klíčových aplikací mého businessu. Vše co chceme mezi sebou sdílet dáváme tam. Používáme ho už cca 4 roky, za tu dobu jsme však přišli na několik věcí:

  1. všeho moc škodí
  2. časem vzniká chaos
  3. čím více nástěnek, tím hůře
  4. pozor na to, jakou zvolíte strategii nástěnek

Pojďme si probrat jednotlivé body

Jak jsme to řešili?

Ze začátku jsme do Trella psali všechno co nás napadlo, měli hromadu nástěnek. Neustále jsme se označovali, zadávali na vše termíny a po čase došli do fáze, kdy byl v informacích chaos, zvonečky, které mají za cíl vás upozornit jsme ignorovali a vlastně každý si tak nějak psal to své, sem tam koukl na informace od druhých. Výsledek? Máme spoustu dat a informací což je super, nijak zvlášť nám to nepomáhá.

Řešili jsme zda bude lepší, když bude mít každý svou nástěnku, nebo zda budeme mít jednu nástěnku pro vše, atd…

Postupně jsme vyzkoušeli několik možností, jak s nástěnkami pracovat a přišli na několik možných systémů. Ten první používáme, další píšu jako tipy. Každá má své výhody a nevýhody.

SYSTEM 1 – Máme 1 základní nástěnku s úkoly a tématy, další se CRM

Základní nástěnka:

Naše základní nástěnka v Trellu

Týdenní souhrn: Jedna karta = jeden týden

Dlouhodobé úkoly pro jednotlivce: Věci ,které nezapadají do žádné z oblastí, ale nechceme na ně zapomenout.
Jedna karta = jeden člověk

Administrativa: Vše co je potřeba vyřešit z oblasti administrativy, IT,… Jedna karta = 1 oblast/úkol K úkolu je vždy přiřazen (přiřadí se) ten kdo jej řeší.

Obchod a marketing: Teď například hledáme novou tiskárnu (službu). Opět jedna karta = 1 věc – např. Nová tiskárna K úkolu je vždy přiřazen (přiřadí se) ten kdo jej řeší.

Lidé: Mimoprocesní úkoly k novým lidem, chystané workshopy,… K úkolu je vždy přiřazen (přiřadí se) ten kdo jej řeší.

Stejný princip opakujeme stále dokola.

Výhody:

  • přehledně máme v kupě jednotlivé oblasti, které řešíme
  • vidíte také úkoly bez tzv. vlastníka = zatím je nikdo neřeší
  • informace se neztrácí
  • vše co je hotovo jde do archívu = máme vždy aktuální a čistý stůl

Nevýhody:

  • pokud chceme najít všechny své úkoly, musíme se trochu proklikat

Nástěnka CRM

Zde máme nastaveno automatické vytváření karet z poptávkového formuláře přes Integromat. Jeden slupec = jedna služba nebo země. Jedna karta = jeden potenciální zákazník. Jsme schopni měnit statusy Leadů, zadávat si meziúkoly, upomínat se daty, máme celkový přehled nad všemi poptávkami, které nám do firmy spadnou. Je to jednoduché, lze to skvěle sdílet a máme přehled. Po ukončení leadu – ať již pozitivním nebo negativním – přesouváme kartu do slupce s archívem příslušné služby.

Používáme stáří karet. Dále doplňek Butler, ve kterém máme nastaveny automatické přesuny karet při určitém statusu. Používali jsme také doplňek „Charts by Vizydrop “ který umí vytvářet z karet statistiky atd. Reporty dnes již v Trellu neděláme, na to máme Google Data Studio.

Výhody:

  • všechny poptávky (leady) máme na jednom místě
  • víme přesně kdo řeší kterého klienta
  • archív

Nevýhody:

  • zatím žádné

SYSTÉM 2 – základní nástěnka s úkoly

Tento způsob jsme používali v letech 2016 – 2018. Měli jsme jednu základní nástěnku s úkoly, slupce však nebyly rozděleny dle témat, ale každý člen týmu měl svůj sloupec. Jedna karta byl jeden týden a v kartě už byly jednotlivé úkoly v seznamu, záznamy či popisy problému. Bylo to super pro jednotlivce, protože měl okamžitě na jednom místě vše co aktuálně řeší. Časem jsme však začali ztrácet návaznost jednotlivých oblastí a témat. Zkoušeli jsme využívat různé #hashtagy pro pozdější vyhledávání…nebylo to ono. Bylo to naprd.

Takto postavená nástěnka je super pokud máte menší tým a chcete jí využívat spíše pro operativní úkoly.

Měli jsme také chvíli bokem ještě několik nástěnek s projekty, ty jsme však nějak přirozeně nevyužívali.

CRM jsme v této době měli řešeno mimo Trello – Google Tabulky.

Výhody:

  • každý člen týmu / nástěnky má okamžitě přehled nad svými úkoly, činnostmi
  • lze si krásně vytvářet týdenní plány, případně sprinty pokud řídíte projekty systémem SCRUM

Nevýhody:

  • úkoly na sebe nenavazují

Závěrem

Trello je super nástroj, kterým můžete používat v prohlížeči, aplikaci jak na PC, tabletu či telefonu. Než jej začnete používat, zkuste popřemýšlet nad způsobem a systémem, který budete využívat. Ono je to jako s rekonstrukcí – ve chvíli, kdy to uděláte nějak, bude se vám to špatně měnit.

Kanbanový způsob – na kterém je Trello postavené – je obsažen v mnoha aplikacích zejména v oblasti projektového řízení. V ČR máme alternativu v podobě aplikace Freelo, tu jsem však zatím nepoužíval, nemůžu ji tedy hodnotit. Obecně platí že tento způsob řízení práce, starý již přes 100 let je velice efektiviním a vesměs se mu daří předcházet chybám či ztrátě informací.

Pokud budete chtít s nastavení sdílení informací a úkolů pomoci, neváhejte se na mě obrátit.